Dokumenty wymagane do czynności notarialnych
Zakres dokumentów potrzebnych do przygotowania czynności notarialnej zależy od rodzaju czynności oraz konkretnego stanu prawnego i faktycznego. Poniższe wykazy mają charakter informacyjny.
Każda sprawa jest analizowana indywidualnie. Po zapoznaniu się z dokumentacją może okazać się konieczne przedstawienie dodatkowych dokumentów, zaświadczeń lub informacji.
Dokumenty przed wizytą w Kancelarii
Dokumenty i dane potrzebne do przygotowania czynności należy przekazać Kancelarii odpowiednio wcześniej. Rekomendowane jest ich dostarczenie co najmniej 2–3 dni robocze przed wyznaczonym terminem, a w sprawach bardziej złożonych – możliwie jak najwcześniej.
Do przygotowania projektu czynności można przekazać kopie, skany lub czytelne zdjęcia dokumentów. Jeżeli przepisy lub charakter czynności wymagają przedstawienia dokumentu w oryginale, należy go dostarczyć najpóźniej przy dokonywaniu czynności.
Dokumentację można dostarczyć osobiście albo przesłać elektronicznie: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. .
Kancelaria nie przyjmuje dokumentów przekazywanych na zewnętrznych nośnikach danych, takich jak pendrive, dysk zewnętrzny lub płyta CD/DVD.
Jakiej czynności dotyczy sprawa?
Wybierz odpowiednią kategorię, aby przejść bezpośrednio do wykazu informacji i dokumentów.
01 Informacje potrzebne do każdej czynności notarialnej
Niezależnie od rodzaju czynności Kancelaria potrzebuje podstawowych danych umożliwiających identyfikację stron oraz ustalenie ich sytuacji prawnej.
- Osoba fizyczna: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, aktualny adres zamieszkania oraz dane dokumentu tożsamości.
- Dokument tożsamości: ważny dowód osobisty, paszport albo – odpowiednio – karta pobytu.
- Informacja o aktualnym stanie cywilnym, a w przypadku zbywcy również o stanie cywilnym w chwili nabycia zbywanego prawa lub nieruchomości.
- Pełnomocnictwo – jeżeli strona nie może stawić się osobiście albo charakter czynności wymaga działania przez pełnomocnika.
- Umowa majątkowa małżeńska – jeżeli została zawarta.
- Spółki i inne osoby prawne: dane rejestrowe, aktualna umowa lub statut oraz wymagane zgody lub uchwały korporacyjne.
- Jeżeli osoba nie posługuje się językiem polskim w stopniu pozwalającym na dokonanie czynności – należy wcześniej ustalić z Kancelarią udział tłumacza przysięgłego.
Sprzedaż i zbycie nieruchomości
02 Zbycie nieruchomości lokalowej
Podstawowe informacje
- numer księgi wieczystej lokalu,
- cena sprzedaży,
- wartość rynkowa nieruchomości,
- termin i sposób zapłaty ceny,
- numer rachunku bankowego do zapłaty ceny wraz ze wskazaniem właściciela rachunku,
- termin wydania nieruchomości nabywcy,
- akty stanu cywilnego – jeżeli dane ujawnione w księdze wieczystej wymagają ich wykazania lub aktualizacji.
Dokumenty
- dokument stanowiący podstawę nabycia, np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia albo decyzja administracyjna,
- odpowiednie zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od spadków i darowizn – jeżeli jest wymagane,
- dokumentacja dotycząca kredytu, jeżeli zakup jest finansowany kredytem,
- zaświadczenie dotyczące obszaru rewitalizacji i Specjalnej Strefy Rewitalizacji – jeżeli jest wymagane,
- zaświadczenie o stanie rozliczeń ze wspólnotą mieszkaniową albo spółdzielnią,
- zaświadczenie dotyczące osób zameldowanych – jeżeli jest wymagane dla przygotowywanej transakcji,
- informacja, czy lokal jest zajmowany przez inne osoby,
- odpowiednie dokumenty dotyczące zaległości publicznoprawnych, jeżeli mają znaczenie dla transakcji,
- świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.
03 Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
Podstawowe informacje
- cena sprzedaży,
- wartość rynkowa prawa,
- termin i sposób zapłaty ceny,
- numer rachunku bankowego sprzedającego,
- termin wydania lokalu nabywcy,
- numer księgi wieczystej – jeżeli została założona.
Dokumenty
- zaświadczenie właściwej spółdzielni mieszkaniowej,
- dokument stanowiący podstawę nabycia prawa,
- odpowiednie zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od spadków i darowizn – jeżeli jest wymagane,
- dokumentacja kredytowa – jeżeli zakup jest finansowany kredytem,
- dokumenty potrzebne do założenia księgi wieczystej, jeżeli ma zostać założona,
- zaświadczenie dotyczące rozliczeń ze spółdzielnią,
- zaświadczenie dotyczące osób zameldowanych – jeżeli jest wymagane,
- informacja, czy lokal jest zajmowany przez inne osoby,
- świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.
04 Zbycie nieruchomości gruntowej
Podstawowe informacje
- numer księgi wieczystej nieruchomości,
- cena sprzedaży,
- wartość rynkowa nieruchomości,
- termin i sposób zapłaty ceny,
- numer rachunku bankowego sprzedającego,
- termin wydania nieruchomości nabywcy.
Dokumenty – zależnie od rodzaju nieruchomości
- dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości,
- odpowiednie zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od spadków i darowizn – jeżeli jest wymagane,
- wypis z rejestru gruntów przeznaczony do dokonania wpisu w księdze wieczystej,
- wyrys z mapy ewidencyjnej – jeżeli jest wymagany w związku z odłączeniem działki lub inną zmianą oznaczenia nieruchomości,
- dokumenty dotyczące budynków ujawnionych w ewidencji gruntów i budynków – jeżeli są wymagane,
- zaświadczenie dotyczące obszaru rewitalizacji i Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
- zaświadczenie dotyczące uproszczonego planu urządzenia lasu lub decyzji wydanej na podstawie ustawy o lasach,
- dokument dotyczący miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego – jeżeli jest wymagany,
- decyzja o warunkach zabudowy – jeżeli została wydana i ma znaczenie dla transakcji,
- dokumentacja podziałowa – jeżeli dokonany podział nieruchomości nie został jeszcze ujawniony w księdze wieczystej,
- odpowiednie zaświadczenia dotyczące podatków i innych zobowiązań publicznoprawnych – jeżeli są wymagane.
Dokumenty dotyczące spraw spadkowych
05 Testament
- dane osoby sporządzającej testament,
- dane osób powoływanych do spadku pozwalające na ich jednoznaczną identyfikację,
- w przypadku osoby prawnej – firma, siedziba oraz dane rejestrowe,
- w przypadku zapisu lub zapisu windykacyjnego – dane pozwalające dokładnie określić przedmiot rozrządzenia.
06 Akt poświadczenia dziedziczenia
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy – jeżeli został sporządzony,
- odpowiednie odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców,
- numer PESEL spadkodawcy,
- informacja o ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy,
- umowy zrzeczenia się dziedziczenia – jeżeli zostały zawarte,
- informacje dotyczące nieruchomości wchodzących w skład spadku,
- informacje o udziałach, akcjach lub prawach w spółkach, jeżeli mają znaczenie dla czynności,
- informacja, czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym.
07 Oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- dane osoby składającej oświadczenie,
- dane dzieci osoby składającej oświadczenie – jeżeli ma dzieci,
- informacje o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych,
- informacje o osobach, które wcześniej złożyły oświadczenie o przyjęciu albo odrzuceniu spadku.
Pozostałe czynności
08 Pełnomocnictwo
- dane mocodawcy,
- dane pełnomocnika,
- informacja dotycząca zakresu pełnomocnictwa,
- dane nieruchomości lub prawa, którego pełnomocnictwo dotyczy – jeżeli ma zastosowanie.
09 Umowa majątkowa małżeńska
- dane osobowe małżonków,
- odpis skrócony aktu małżeństwa,
- przy umowie przedmałżeńskiej – dane osób zamierzających zawrzeć małżeństwo,
- przy rozszerzeniu wspólności – dane nieruchomości lub praw, które mają zostać objęte wspólnością.
10 Oświadczenie o poddaniu się egzekucji
- dane osoby albo podmiotu składającego oświadczenie,
- dokument stanowiący podstawę zobowiązania, np. umowa najmu, dzierżawy albo inna umowa, z której wynika obowiązek podlegający zabezpieczeniu,
- informacje pozwalające ustalić treść, zakres oraz warunki poddania się egzekucji.
Dokumenty dotyczące czynności korporacyjnych
11 Umowa spółki
- dane wspólników lub akcjonariuszy,
- w przypadku osób prawnych i innych podmiotów – dane rejestrowe oraz dokumenty dotyczące reprezentacji,
- wymagane uchwały lub zgody właściwych organów – jeżeli są potrzebne,
- informacje niezbędne do określenia treści umowy lub statutu, odpowiednio do rodzaju tworzonej spółki.
12 Zmiana umowy lub statutu spółki
- numer KRS spółki,
- aktualny tekst umowy albo statutu,
- opis planowanych zmian lub projekt uchwały,
- dokumenty korporacyjne wymagane ze względu na rodzaj planowanej zmiany.
Nie wiesz, które dokumenty będą potrzebne?
Przed zebraniem dokumentacji można skontaktować się z Kancelarią i wskazać rodzaj planowanej czynności. Pozwoli to ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne w konkretnej sprawie.